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Microsoft Access
Otro de los componentes fundamentales de la suite Microsoft Office es Microsoft Access, un programa de gestión de bases de datos ideal para organizaciones pequeñas y medianas, como así también para uso personal. Con Access se pueden ingresar datos numéricos, fechas, texto, tipo de moneda, afirmación y negación, boolean (verdadero/falso) y otros elementos. Con esta aplicación es posible diseñar formularios para ingresar y organizar datos. También se pueden hacer ficheros con datos, los cuales pueden consultarse desde otros programas. El acceso a la información mediante este programa es seguro, fácil y eficaz. Access presenta una restricción: sólo funciona en el sistema operativo Windows, y por lo tanto, no se pueden realizar transacciones de datos.
El propósito fundamental de los cursos online de Access es enseñar los principales componentes del programa para que los usuarios puedan crear y manejar bases de datos de distintos grados de complejidad. Existen algunos objetivos básicos. Entre ellos se cuentan que el alumno sea capaz de:
 dominar el concepto de base de datos y su funcionamiento
dominar las nociones de tabla y campos (unidades de almacenamiento)
diseñar una base de datos
organizar las tablas de una base de datos
realizar las operaciones básicas con tablas
ingresar datos con el teclado
presentar datos por medio de informes (información agrupada)
realizar formularios y subformularios para ver, ingresar y cambiar datos de una tabla
manejar las herramientas básicas para procesar los datos
hacer consultas a una base de datos, con el fin de ver, analizar y cambiar datos de distintos modos (por ejemplo: consulta de selección)
filtrar los registros
hacer controles
incluir imágenes en una base de datos
realizar informes automáticos
imprimir informes
usar XML para organizar datos
utilizar Active X para presentar datos
realizar macros (instrucciones) para automatizar formularios, informes y consultas
emplear métodos de seguridad para los datos
crear tablas relacionales
producir un panel de control para moverse en la base de datos
Estos contenidos corresponden a una formación consistente de Access, ofreciendo conocimientos del nivel básico, medio y superior. El nivel básico está orientado a personas sin conocimientos previos en manejo de bases de datos, y presenta contenidos para el dominio elemental del programa. El nivel intermedio supone la realización de funciones más complejas, tales como la creación e impresión de informes, y por ende se dirige a aquellas personas que ya han adquirido habilidades en este programa. Por último, el tercer nivel implica la enseñanza de operaciones complejas que incluyen el uso de lenguaje de programación, métodos de seguridad y construcción de macros. En este caso, se requiere que los estudiantes tengan amplios conocimientos de Microsoft Access. Con la realización de una capacitación semejante los alumnos tendrán la posibilidad de manejar este programa en todas sus versiones (’97, 2000, 2002 XP y 2003).
La duración estimada de un curso de estas características (incluye contenidos de tres niveles) es de 36 horas, dedicándole 3 horas semanalmente. Los materiales ofrecidos usualmente hacen hincapié en los ejercicios prácticos, si bien también se ofrece una sólida formación conceptual para la comprensión global de las acciones realizadas. En los cursos con tutores los estudiantes refuerzan el aprendizaje mediante las consultas; en los casos que no comprenden tutorías, sólo hay ejercicios modelos y respuestas para realizar una autoevaluación. Los costos de la formación en Access varían siempre de acuerdo con el tipo de institución, la duración del curso y la cantidad de contenidos, los ejercicios incluidos y el tipo de certificado ofrecido. En la red hay, además, una importante cantidad de cursos gratuitos en los cuales se ofrecen los conocimientos básicos para el manejo de Access.
En cuanto a los modos de evaluación, es necesario aprobar los exámenes parciales y la prueba final para poder recibir el certificado que acredita el manejo de Microsoft Access. Muchos centros de formación brindan la posibilidad de rendir un único examen integrador al completarse la cursada de los contenidos correspondientes a los tres niveles en los que éstos suelen organizarse. Pero en caso de no realizar la totalidad de los niveles las instituciones exigen aprobar las pruebas finales de cada etapa, para luego poder continuar el aprendizaje. En cuanto a la metodología de las evaluaciones, se enfatiza por sobre todo el aspecto práctico. Por ello, en este caso, una prueba integradora tipo presenta ejercitaciones en la que los estudiantes deben ingresar los datos de una empresa hipótetica, organizarlos, realizar informes, formularios y subformularios, filtrar información, hacer consultas, así como también responder preguntas teóricas.
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